WAT ZAL JE DOEN? Je bent verantwoordelijk voor de administratieve en operationele opvolging van onze serviceactiviteiten. Met jouw proactieve houding en oog voor detail ondersteun je zowel collega's als klanten, en help je processen te optimaliseren.

De Rol

Je zorgt voor een tijdige en correcte registratie van trips in het ERP-systeem. Je controleert op fouten, vult aan waar nodig en spreekt collega's aan als registraties ontbreken of onvolledig zijn. Je beheert de volledige servicefacturatieflow: van geregistreerde trips tot conceptfacturen, en volgt deze nauwgezet op om ervoor te zorgen dat alles tijdig wordt afgehandeld.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de administratieve afhandeling van verkooporders voor service-onderdelen. Je controleert de juistheid en volledigheid van de orders en maakt conceptfacturen op zodra de zendingen zijn afgerond. Je volgt service shipments actief op en houdt klanten en coördinatoren op de hoogte, zodat iedereen betrokken blijft en vervolgacties tijdig kunnen worden ingepland. Ook zorg je voor een correcte opvolging van de field stock.

Je brengt structuur aan in trips, zendingen en facturen, en zorgt ervoor dat rapportages accuraat en up-to-date zijn. Je denkt actief mee over verbeteringen, signaleert knelpunten en stelt oplossingen voor om processen efficiënter te maken.

Daarnaast fungeer je als aanspreekpunt voor klanten bij niet-technische vragen. Je luistert, adviseert op een klantvriendelijke manier en zorgt voor een correcte opvolging van hun vragen. Ook onze Field Service Engineers kunnen bij jou terecht voor niet-technische vragen, en je ondersteunt hen actief in hun dagelijkse werkzaamheden.

Je werkt nauw samen met servicecoördinatoren in België en Nederland, de Service Manager en de Finance afdeling, en zorgt voor een heldere informatiestroom. Je rapporteert rechtstreeks aan de Service Manager.

Vereisten

• Bij voorkeur ervaring in een administratieve klantendienst, service support of financieel ondersteunende rol.
• Bachelor denkniveau en sterk organisatorisch talent.
• Vloeiende communicatie in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk; kennis van Frans of Duits is een pré.
• Procesverbeterende instelling en oog voor efficiëntie.
• Nauwkeurig, proactief en zelfstandig; durft collega's aan te spreken en voortgang te bewaken.
• Klantvriendelijk en servicegericht met aandacht voor professionele communicatie.
• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden; houdt van structuur in een dynamische omgeving.
• Goede kennis van Office 365, vooral Outlook en Excel; ervaring met ERP-systemen en facturatiesoftware is een plus.

Wat We Bieden

In deze rol ben jij een sleutelfiguur binnen de Serviceafdeling, met directe impact op de efficiëntie en dagelijkse werking van het team. Je werkt tussen 28-32 uur per week in dagdienst met een flexibel uurrooster, startend tussen 7:30 en 9:00. Je komt terecht in een groeiende MKB waar ruimte is voor eigen initiatief en persoonlijke groei. We bieden korte communicatielijnen, informele samenwerking en veel aandacht voor persoonlijk contact. Ambitie en werkplezier gaan hand in hand, met activiteiten van ons feestcomité om collega's beter te leren kennen. In ruil krijg je een aantrekkelijk salarispakket, aangevuld met 29 verlofdagen.

Interesse of Vragen?

Zie jij jezelf al in deze rol en wil je er meer over ontdekken? Neem dan contact op met onze HR Officer Kimberly Gijsen! Je kunt haar tijdens kantooruren bereiken op +32 11 152964 of via e-mail op optimumsortinghrm@optimum-sorting.com.