Financiën is een belangrijk onderdeel van je werk, maar zeker niet het enige. Je bent ook een belangrijk aanspreekpunt voor de dagelijkse bedrijfsvoering van BPZ. Je adviseert het management en MT, ondersteunt het secretariaat bij bedrijfsvoeringvraagstukken en zorgt voor een heldere taakverdeling tussen financiële ondersteuning, secretariaat en bedrijfsvoering. Je coördineert en bewaakt inkoopprocedures en de bijbehorende processen in Onventis. Daarnaast stem je met FMH en OBP af over facilitaire, huisvestings- en personele aangelegenheden en coördineer je nieuwe SSC-ICT-trajecten en de implementatie daarvan binnen BPZ. Ook lever je managementinformatie aan, bereid je relevante overleggen voor en draag je bespreekpunten aan. Waar nodig vervang je het Hoofd BKP bij deze overleggen.

Je onderhoudt actief contact met de betrokken partijen, vraagt door wanneer informatie ontbreekt en zorgt dat vragen en knelpunten bij de juiste mensen terechtkomen. Daarbij heb je oog voor de dienstverlening aan de bestuursraad en bewindspersonen. Je kunt snel inschatten wat prioriteit heeft, handelt voortvarend en houdt zicht op de voortgang totdat zaken zijn geregeld.

Ook bij bijzondere gebeurtenissen, zoals een kabinetswissel en de komst van nieuwe bewindspersonen, speel je een belangrijke rol. Je coördineert de benodigde logistieke en bedrijfsvoeringwerkzaamheden en stemt deze af met onder meer BKP, het secretariaat, Financiële Administratie, Protocol, FMH, OBP, SSC-ICT en waar nodig BZK en andere betrokken partijen. Daarnaast coördineer je werkzaamheden rond de begrotingsbehandeling en ben je aanspreekpunt voor uiteenlopende bedrijfsvoeringsvragen. Je beheert de dienstpostbus DBPZ Bedrijfsvoering en zorgt dat verzoeken en acties zorgvuldig worden opgevolgd.

Je krijgt een veelzijdige opdracht waarin je financiële expertise combineert met brede bedrijfsvoering en praktische coördinatie. Je hebt contact met verschillende organisatieniveaus en werkt samen met uiteenlopende specialisten en dienstverleners. Dat vraagt om inzicht, organisatiesensitiviteit en een aanpakgerichte houding. Omdat het om een tijdelijke vervanging gaat, is het belangrijk dat je snel je weg vindt in de organisatie, zelfstandig werkzaamheden oppakt en prioriteiten stelt. Je hoeft niet op ieder bedrijfsvoeringsterrein specialist te zijn, maar je moet wel begrijpen hoe de verschillende processen samenhangen en voldoende ervaring hebben om vraagstukken zelfstandig te coördineren.

• Hbo- of wo-werk- en denkniveau en relevante ervaring in zowel financiële werkzaamheden als bedrijfsvoering binnen een complexe organisatie;
• Ervaring met bedrijfsvoering en dienstverlening: Je kunt uiteenlopende bedrijfsvoeringsvraagstukken coördineren, schakelt gemakkelijk met verschillende interne en externe partijen en begrijpt wat nodig is om management, bestuursraad en bewindspersonen goed te ondersteunen;
• Ervaring met financiën en Planning & Control: Je hebt kennis van begrotingen, budgetbeheer, financiële advisering en het bewaken van budgetrealisatie. Kennis van overheidsfinanciën en de werkwijze van het Rijk is belangrijk voor deze rol;
• Ervaring met financiële systemen, bij voorkeur SAP/3F: Je kunt financiële gegevens verwerken en controleren en deze vertalen naar bruikbare managementinformatie;
• Analytisch: Je doorgrondt vraagstukken snel, signaleert risico’s en afwijkingen en weet hoofd- en bijzaken te onderscheiden;
• Organisatiesensitief: Je organiseert en coördineert werkzaamheden planmatig, stelt prioriteiten, handelt waar nodig snel en communiceert helder in woord en geschrift.

De directie Bestuurlijke en Politieke Zaken (BPZ) is verantwoordelijk voor de ondersteuning en advisering van de politieke en ambtelijke top van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). BPZ heeft tot kerntaak om met de directies te zorgen voor tijdige en kwalitatief hoogwaardige advisering die leidt tot goede besluitvorming door de politieke en ambtelijke top. Als regisseur/procescoördinator is de directie BPZ een verbindende schakel tussen directies en uitvoeringsorganisaties en van en naar bewindspersonen, de Bestuursraadleden en ook intra- en interdepartementaal en naar het parlement. Daarnaast heeft de directie tot taak om de plaatsvervangend secretaris-generaal (pSG) te ondersteunen in haar eigenaarsrol van de uitvoeringsorganisaties.

BPZ is georganiseerd in acht teams: Eigenaarsadvisering, Bestuurlijke Advisering, Stukkenstroom, Politieke advisering, Managementondersteuning, Beveiliging/BVA, FG en Bedrijfsvoering, Kabinet & Protocol. Bij de directie werken ruim 80 mensen.

Het is een dynamische en politiek-bestuurlijke omgeving waarin maatschappelijke en beleidsmatige ontwikkelingen direct invloed kunnen hebben op prioriteiten en werkzaamheden. De functie vraagt om een proactieve, flexibele en breed inzetbare professional die rust en overzicht bewaart, ook in ad-hocsituaties. Je werkt samenwerkingsgericht, komt afspraken na en weet verschillende belangen en perspectieven mee te nemen in advisering.

De functie kan in de toekomst veranderen in accent of inhoud. Flexibiliteit en bereidheid om voorkomende bedrijfsvoeringvraagstukken binnen BPZ op te pakken zijn daarom essentieel.

Je sollicitatie kun je richten aan Jerry Chundro, Manager Bedrijfsvoering, Kabinet & Protocol - Directiecontroller. Voor meer informatie kun je bellen naar Jerry Chundro, via 6 20 40 43 02 of mailen naar [email protected]; Deze rol vraagt een frequente fysieke aanwezigheid op kantoor in Den Haag in verband met bestuurlijke overleggen, vertrouwelijkheid en snelheid van schakelen. Thuiswerken is daardoor beperkt mogelijk; We zoeken iemand die zo snel mogelijk kan starten. Vermeld de datum vanaf wanneer je beschikbaar bent en een eventuele opzegtermijn duidelijk bij je sollicitatie; Ben je aangewezen als verplichte Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Stuur dan een kopie van de aanwijzingsbrief mee met je sollicitatie; Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen; Een veiligheidsonderzoek op niveau A maakt deel uit van de aanstellingsprocedure (AIVD). Dat betekent dat de sollicitatieprocedure een langere doorlooptijd kan kennen.

Schaal 11 €4.132 - €6.275 (bruto) Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd 12 maanden 32 - 36 uur Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.