Als secretaresse maak je deel uit van het algemene secretariaat van de afdeling Public & Occupational Health (POH). Je zorgt ervoor dat de dagelijkse gang van zaken binnen de afdeling soepel verloopt en ondersteunt onderzoekers, hoogleraren, leidinggevenden en andere medewerkers bij uiteenlopende organisatorische en administratieve werkzaamheden.

Verantwoordelijkheden:

• Secretariële ondersteuning van het afdelingshoofd en, waar nodig, het plaatsvervangend afdelingshoofd, waaronder agendabeheer en correspondentie.
• Organiseren van vergaderingen, heidagen, promoties, oraties, symposia en andere bijeenkomsten.
• Ontvangen van bezoekers en fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
• Ondersteunen bij HR-processen, zoals onboarding van nieuwe medewerkers, gastmedewerkers en promovendi, personeelsmutaties en overige personeelsvragen.
• Beheren van digitale systemen, waaronder PURE, SharePoint en SALTO.
• Bijdragen aan de interne communicatie van de afdeling via SharePoint, intranet en narrowcasting.
• Verzorgen van facilitaire en organisatorische ondersteuning, zoals zaalreserveringen, kantoorbeheer, bestellingen en ICT-gerelateerde vragen.
• Ondersteunen bij afdelingsbrede communicatie en projecten.

Geen dag is hetzelfde. Je schakelt gemakkelijk tussen geplande werkzaamheden en ad-hoc vragen en weet daarbij goed prioriteiten te stellen.

Vereisten:

• Minimaal mbo werk- en denkniveau.
• Ervaring met administratieve en organisatorische werkzaamheden, bij voorkeur in een secretariële of administratieve functie.
• Communicatief vaardig in zowel Nederlands als Engels.
• Proactief, sociaal en flexibel, en goed kunnen werken in een dynamische omgeving.
• Goed kunnen omgaan met digitale systemen en platforms zoals Microsoft Office.
• In staat om zelfstandig te werken, maar ook in teamverband.

Wat We Bieden:

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 7: € 3.126 tot € 4.182 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering.
• Vakantie-uren: 194,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en de mogelijkheid om uren bij te sparen.
• 100% OV-vergoeding. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan ontvang je een vergoeding van €0,21 per km (voor de auto geldt een maximum van 40 km enkele reis).
• Kom je op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

Over de Werkplek:

De afdeling Public & Occupational Health (POH) verricht toonaangevend onderzoek en verzorgt onderwijs op het gebied van sociale geneeskunde, public health en occupational health. Je komt terecht in een betrokken secretariaat dat de gehele afdeling ondersteunt. Omdat een van onze ervaren secretaresses in het voorjaar van 2027 met pensioen gaat, zoeken we nu al een nieuwe collega. Op deze manier leer je de afdeling, de werkzaamheden en je collega’s goed kennen voordat je de functie volledig overneemt.

Sollicitatieproces:

De functie bedraagt bij voorkeur 32 uur per week, verdeeld over vier werkdagen. Een dienstverband van 36 uur per week behoort eveneens tot de mogelijkheden, verdeeld over vijf werkdagen. Vanwege de aard van de werkzaamheden vinden wij het belangrijk dat je minimaal drie dagen per week op locatie (VUmc) aanwezig bent. De beoogde startdatum is bij voorkeur najaar 2026.

De eerste ronde sollicitatiegesprekken vinden plaats op: woensdag 23 september 2026 (ochtend) en donderdag 24 september 2026 (ochtend).

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je terecht bij Dionne Kringos, plaatsvervangend afdelingshoofd, via d.s.kringos@amsterdamumc.nl of 06 3456 0783.

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Bekijk wat het inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is.

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.