Jouw rol is cruciaal voor het succes van het managementteam binnen Data & IT. In deze dynamische omgeving ben je verantwoordelijk voor het agendabeheer, het coördineren van vergaderingen en het ondersteunen van administratieve processen. Je zorgt ervoor dat alles soepel verloopt, zodat de managers zich kunnen richten op hun strategische doelen.

Jouw Taken

• Complex agendabeheer voor meerdere MT-leden binnen Data & IT.
• Bewaken van prioriteiten, deadlines en afhankelijkheden, en tijdig bijsturen waar nodig.
• Organiseren van MT-overleggen, bijeenkomsten en evenementen.
• Coördineren van facilitaire zaken zoals vergaderruimtes, catering en bezoekersontvangst.
• Uitvoeren van administratieve en TIM-werkzaamheden, zoals uren, verlof en ziekmeldingen.
• Ondersteunen van recruitmentprocessen, van sollicitatiegesprekken tot assessments.
• Beheren van documenten en SharePoint-omgevingen.
• Verbinden van managers, teams en externe partners door heldere communicatie en afstemming.

Jouw Team

Je wordt onderdeel van het secretariaat van Data & IT en werkt nauw samen met twee collega-secretaresses. Samen ondersteunen jullie het volledige managementteam en zorgen jullie voor professionele en continue ondersteuning. De afdeling is betrokken bij digitale innovatie, data-oplossingen en AI-toepassingen in een open en collegiale sfeer.

Wat Wij Bieden

• Focus op opleiding en ontwikkeling: wekelijks ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.
• Flexibel werken: bepaal zelf waar en wanneer je werkt voor een optimale werk-privébalans.
• Keuzesysteem arbeidsvoorwaarden: kies de voorwaarden die het beste bij jou passen.

Jouw Profiel

• Een afgeronde mbo-4 opleiding in secretariële richting.
• Ruime ervaring als secretaresse, managementassistent of directiesecretaresse.
• Ervaring met complex agendabeheer voor meerdere managers en externe leveranciers.
• Stressbestendigheid en het vermogen om continu te (her)prioriteren.
• Proactieve werkhouding en het talent om tussen verschillende werkzaamheden te schakelen.
• Sterke communicatieve vaardigheden en organisatiesensitiviteit.
• Goede kennis van Microsoft 365, Outlook, Teams en SharePoint, en interesse in AI en digitale innovaties.

Onze Vragen

In plaats van een motivatiebrief ontvangen we graag jouw antwoorden op de volgende vragen:

1. Geef een voorbeeld van een situatie waarin je met meerdere urgente taken werd geconfronteerd. Hoe heb je het overzicht behouden?
2. Hoe gebruik je digitale tools zoals Outlook en Teams in je werk? Wat vind je van nieuwe technologieën zoals AI?
3. Wat is jouw aanpak bij oplopende werkdruk door onverwachte problemen? Geef een voorbeeld van hoe je prioriteiten hebt gesteld.

Sollicitatieproces

Bij CZ hechten we waarde aan een eerlijk selectieproces. We focussen op jouw competenties en skills om de beste match te vinden.

Heb je vragen over deze vacature? Neem contact op met Serkan via email serkan.pehlivan@cz.nl. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Wil je meer informatie over de vacature of CZ? Bel of app met Janneke van Loon (Recruiter) op +31657003540 of mail naar janneke.van.loon@cz.nl.