Wat gebeurt er met overheidsinformatie nadat deze is gemaakt, en hoe zorgen we ervoor dat belangrijke informatie ook in de toekomst vindbaar en toegankelijk blijft? Als Recordsmanager bij het ministerie van Buitenlandse Zaken speel je daarin een belangrijke rol en draag je bij aan het behoud van belangrijke overheidsinformatie voor medewerkers, onderzoekers en andere belanghebbenden.

Je ondersteunt medewerkers van het ministerie in Den Haag en ambassades wereldwijd bij het digitaal archiveren van informatie. Je bewaakt de toepassing van de archiefordeningsstructuur en adviseert over het ordenen en beheren van informatie en het inrichten, openen en afsluiten van dossiers en samenwerkruimtes. Daarbij houd je rekening met de inhoud van de informatie, de werkprocessen en ontwikkelingen binnen de organisatie. Je voert je beheertaken uit in de daarvoor bestemde systemen, waaronder SharePoint.

Naast het ondersteunen van medewerkers bij het dagelijks archiefbeheer, zorg je ervoor dat archieven gedurende hun hele levenscyclus volgens de geldende regels worden beheerd. Je selecteert archiefdossiers aan de hand van geldende selectielijsten en hotspotanalyses en bereidt de overdracht van digitale en papieren archieven naar het Nationaal Archief voor. Ook zorg je ervoor dat archiefbescheiden volgens de geldende regels en procedures worden vernietigd. Je controleert de kwaliteit van de informatiehuishouding, signaleert verbeterpunten en rapporteert hierover aan het management.

Daarnaast ondersteun je bij Woo-verzoeken en andere informatieverzoeken door relevante informatie uit archiveringssystemen te verzamelen. Je beheert de leeszaal en zorgt ervoor dat medewerkers en externe onderzoekers papieren archieven op een zorgvuldige en toegankelijke manier kunnen raadplegen. Je stemt hiervoor af met collega's en externe ketenpartners, zoals de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH) en het Nationaal Archief. Zo draag je bij aan het behoud, de vindbaarheid en de duurzame toegankelijkheid van informatie.

In deze functie werk je met informatie die vertrouwelijk of anderszins gevoelig kan zijn. Je gaat daarom zorgvuldig om met informatie, handelt integer en houdt je aan de geldende afspraken over vertrouwelijkheid en toegang. Je bent je bewust van de verantwoordelijkheid die hoort bij toegang tot informatie uit verschillende onderdelen van het ministerie van Buitenlandse Zaken.