Ben jij een professional in het organiseren, plannen en het managen van managers en zorg je graag voor de puntjes op de i? Zoek je een baan vol dynamiek en krijg je energie van regelen, schakelen en ontzorgen? Dan maken wij graag kennis met je! Als Managementondersteuner bij het WODC ben je een proactieve professional die het leuk vindt om meerdere managers van ons managementteam te ondersteunen. Je vindt het leuk om hun werk zo soepel mogelijk te laten verlopen. Je houdt in principe twee tot drie agenda’s bij en bent inhoudelijk op hoofdlijnen op de hoogte van wat er binnen de afdelingen speelt. Hierdoor leg je makkelijk verbanden tussen agenda-afspraken en andere dagelijkse activiteiten. Dit zorgt ervoor dat je werk meer leeft en helpt je prioriteren. Samen met je secretariaat collega’s zorg je voor een goedlopend secretariaat waarbij jullie elkaar vervangen als dat nodig is. Je bent zichtbaar en benaderbaar voor de medewerkers en je bouwt makkelijk je netwerk op binnen de organisatie. Het is dus belangrijk dat je goed kunt samenwerken, iemand op de juiste manier kunt aanspreken en open staat voor andere ideeën en werkwijzen. In deze functie ben je dan ook de onmisbare schakel binnen de organisatie. Je houdt van afwisseling en je hebt het vermogen om het overzicht te bewaren, zelfs als het hectisch wordt. Jouw taken bestaan onder andere uit:

• Complex agendabeheer: Jij zorgt ervoor dat de agenda van één of meerdere managers tot in de puntjes wordt geregeld. Of het nu gaat om belangrijke afspraken of last-minute wijzigingen, jij hebt alles onder controle en ontzorgt de manager.
• Administratieve en secretariële ondersteuning: Van het reserveren van vergaderzalen (intern of extern) tot het organiseren van bijeenkomsten en het beheren van de mailbox van je managers.
• Notuleren en vergaderondersteuning: Jij legt vergaderingen vast, noteert acties en besluitpunten en zorgt ervoor dat alles helder en gestructureerd is.
• Projectondersteuning: Je ondersteunt de collega’s van de onderzoeksafdelingen bij administratieve taken rondom hun projecten. Dit betekent dat je projectgegevens verwerkt, de administratieve voortgang van projecten bewaakt en knelpunten signaleert.
• Ruimte voor groei: Er is altijd ruimte om nieuwe verantwoordelijkheden op je te nemen, bijvoorbeeld door deel te nemen aan interne projecten. Het helpt dan ook dat je nauw samenwerkt met de andere afdelingen binnen het WODC. Je bent het aanspreekpunt voor interne en externe contacten en weet communicatie effectief te stroomlijnen.

Waarom is het zo leuk om bij het WODC te werken? Allereerst zijn dat de collega’s; inhoudelijk bevlogen en maatschappelijk betrokken mensen met interesse in elkaar en anderen. Er is een goede werksfeer binnen een professioneel secretariaat. Er wordt hard gewerkt maar werkplezier is net zo belangrijk. Daarnaast vinden wij bij het WODC dat investeren in jezelf, een investering in jouw toekomst is. Daarom krijg je bij ons de kans om jezelf verder te ontwikkelen door het volgen van cursussen en trainingen.

Als onderdeel van het sollicitatieproces vragen wij je om, in plaats van een motivatiebrief te schrijven, de volgende vragen te beantwoorden en mee te sturen. Beantwoord ze kort maar krachtig (maximaal 500 woorden totaal):

• Wat zijn je ervaringen met complex agendabeheer en wat spreekt je hierin aan?
• Beschrijf een situatie waarin je intensief hebt samengewerkt met verschillende collega's of belanghebbenden om een gezamenlijk doel te bereiken. Wat was jouw rol en wat was het resultaat?
• Geef een voorbeeld van een situatie waarin een planning of agenda onverwachts veranderde. Hoe heb je prioriteiten gesteld, welke acties heb je ondernomen en wat was het resultaat?
• Wat zoek je binnen je nieuwe werkplek en wat breng jij naar ons team?