In deze parttime functie van 16 uur per week maak je deel uit van het team Organisatie Support binnen Mens & Organisatie (M&O). Je ondersteunt de Directeur M&O en het MT M&O op secretarieel en administratief gebied. Hybride werken is mogelijk, met kantoorwerk op maandag en de overige dagen flexibel in te vullen.

Werkzaamheden

• Beheren van de agenda van de Directeur M&O.
• Ondersteunen van het MT M&O bij secretariële en administratieve werkzaamheden.
• Organiseren en plannen van vergaderingen, opleidingen, sollicitatiegesprekken, bijeenkomsten en workshops.
• Ondersteunen bij organisatorische en administratieve werkzaamheden rondom projecten, inclusief het voorbereiden van projectoverleggen en het verzamelen van projectinformatie.
• Communicatie rondom afdelingszaken verzorgen, voornamelijk digitaal via Teams, Outlook en SharePoint.
• Ondersteunen bij de voorbereiding en organisatie van afdelingsbijeenkomsten.
• Inzichtelijk houden van M&O-projecten en lopende werkzaamheden.

Opdrachtresultaat

Het doel is om de Directeur M&O en het MT M&O optimaal te ontzorgen in de dagelijkse ondersteuning, door agenda's te beheren en bijeenkomsten goed voor te bereiden.

Aanleiding tijdelijke inzet

De tijdelijke inzet is nodig vanwege onduidelijkheid over het voortbestaan van de afdeling en het ontbreken van interne capaciteit. Daarom zoeken we tijdelijk versterking voor de ondersteuning van de Directeur M&O en het MT M&O.

Vereisten

• MBO 4 werk- en denkniveau.
• Minimaal 2 jaar werkervaring in een vergelijkbare rol.
• Ervaring met directie- en MT-ondersteuning.
• Digitale vaardigheden en ervaring met Office 365, zoals Teams, SharePoint, Word, Excel en PowerPoint.
• Goed kunnen plannen en organiseren, met het vermogen om prioriteiten te stellen.
• Communicatieve vaardigheden op verschillende niveaus binnen de organisatie.
• Omgaan met vertrouwelijke en privacygevoelige informatie.
• Affiniteit met AI-tools voor administratieve ondersteuning.

Team Organisatie Support

Je komt te werken binnen team Organisatie Support, dat verschillende ondersteunende functies binnen M&O samenbrengt. Wij ondersteunen M&O bij een goede en professionele uitvoering van de dienstverlening.

Selectieprocedure

Er worden maximaal 3 kandidaten uitgenodigd voor een gesprek. De gesprekken zijn gepland op 8 en 9 september, met een beoogde startdatum van 21 september.

Over de opdrachtgever

Vitens is het grootste drinkwaterbedrijf van Nederland en levert drinkwater aan ruim 5,7 miljoen mensen. Het bedrijf speelt een essentiële rol in het waarborgen van de volksgezondheid door het leveren van hoogwaardig drinkwater.