Als Informatiebeheerder ben je verantwoordelijk voor het versterken van onze informatiehuishouding. Jij helpt collega's bij het efficiënt verwerken, bewaren en beschikbaar stellen van informatie. Je werkt organisatiebreed en hebt een adviserende en toetsende rol richting collega’s, teamleiders en functioneel beheerders.

Advies & Ondersteuning

Je adviseert over de inrichting en het gebruik van applicaties zoals het zaaksysteem, SharePoint, MS Teams en vakapplicaties met betrekking tot het waarborgen van een goede informatiehuishouding. Je ontwikkelt beleid, richtlijnen, instructies en praktische sjablonen, waarmee teams zelfstandig en correct informatie kunnen opslaan, beheren, vernietigen en overdragen naar het archief. Hiermee draag je bij aan een organisatiebrede bewustwording en borging van een duurzame informatiehuishouding. Je ondersteunt medewerkers bij het toepassen van deze richtlijnen in hun dagelijkse werk. Je verzorgt trainingen en voorlichtingsactiviteiten, zowel voor nieuwe als bestaande medewerkers.

Toetsing & Monitoring

Je monitort het gebruik van informatiesystemen en signaleert knelpunten in de informatiehuishouding. Je toetst, samen met je collega’s van team Control, of digitale dossiers en documentstructuren voldoen aan wettelijke eisen zoals de Archiefwet en de AVG. Je voert risicoanalyses uit en vertaalt uitkomsten naar concrete verbeteracties.

Samenwerking & Kennisdeling

Je werkt nauw samen met functioneel beheerders, teamleiders en interne toezichthouders. Je beheert het documentair structuurplan (I-navigator). Je ondersteunt de organisatie en begeleidt eventueel de vernietiging van informatie en overdracht richting het e-depot. Naast je inhoudelijke werkzaamheden pak je ook coördinerende taken op binnen kleinere projecten en trajecten. Bij grotere, complexe projecten wordt een aparte projectleider ingezet, maar bij kleinere trajecten ligt de regie vaak bij de inhoudelijke expert. Jij neemt hierin het voortouw, bewaakt de voortgang en zorgt voor afstemming met betrokken collega’s en stakeholders. Zo lever je een directe bijdrage aan het realiseren van verbeteringen in onze informatiehuishouding. Bij ons krijg je de ruimte om écht impact te maken. Je werkt in een organisatie die volop in beweging is. Samen bouwen we aan een transparante, veilige en toekomstbestendige informatiehuishouding.

Waar kom je te werken?

Het team Informatisering & Automatisering kent 9 clusters: Visie & verandering, Middelen & regie, Informatiebeheer & Procesontwerp, Gemeentearchief, Informatiebeveiliging, Business Intelligence, Functioneel Applicatiebeheer, Projectmanagement, Servicedesk en Netwerk- en Systeembeheer. Binnen Informatisering & Automatisering zijn 53 medewerkers continu bezig om de kwaliteit van de IT-dienstverlening te waarborgen en op niveau te houden. Het waarborgen van deze dienstverlening doen wij door als team samen te werken aan projecten, gesprekken te voeren met de klant en meldingen en wijzigingen te behandelen. Daarbij horen initiatief nemen, processen volgen en creatief meedenken tot de kerncompetenties van ons team. Daarnaast staat informatiebeveiliging en het beschermen van persoonsgegevens hoog in ons vaandel. Bij samenwerken zijn collega’s, leveranciers, regiogemeentes, overheidsinstanties en dienstverleners onze gesprekspartners.

Wat vragen wij?

Jij bent klantgericht ingesteld en goed in het onderhouden van relaties met diverse betrokkenen. Je beschikt over een proactieve houding en probleemoplossend vermogen. Met jouw uitstekende communicatieve vaardigheden ben je in staat om relaties te beheren en waar nodig te verbeteren. Je bent sterk op inhoud, maar ook op de mens- en proceskant en houdt de kwaliteit van de dienstverlening duidelijk voor ogen. Je neemt graag medewerkers mee in hoe het slimmer en efficiënter kan, bijvoorbeeld door het geven van trainingen. Verder neem je het volgende mee:

• Minimaal HBO werk- en denkniveau en een relevante opleiding op het gebied van informatiehuishouding en/of archivering.
• Minimaal 5 jaar ervaring met het beheer van documentaire informatiesystemen, MS Sharepoint en zaaksystemen.
• Kennis van informatiebeheer, informatiebeveiliging en privacywetgeving.
• Ervaring met het adviseren binnen een complexe organisatie. Analytisch vermogen, nauwkeurigheid en overtuigingskracht.
• Je hebt goede analytische vaardigheden, werkt gestructureerd en graag binnen een team. Je hebt doorzettingsvermogen. Je bent een goede match met onze kernwaarden: samenwerken, toegevoegde waarde, energie/werkplezier en resultaatgerichtheid.

Wat bieden wij?

We heten je van harte welkom bij een informele organisatie met korte lijnen, betrokken collega’s en een goede werksfeer. We bieden jou:

• Een arbeidsovereenkomst voor een jaar, met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd, voor 36 uur per week.
• Een salaris van minimaal € 3.568 en maximaal € 5.096 (schaal 9, o.b.v. 36 uur per week, cao Gemeenten).
• Ruim vijf weken verlof met de mogelijkheid extra uren bij te kopen.
• Een Individueel Keuzebudget van 17,05%, wat je zelf kunt inzetten op een manier die bij jouw situatie past. Meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden vind je hier.

Werkt Veenendaal voor jou?

Werken bij de derde grootste stad van de provincie Utrecht betekent samenwerken aan een stad die groeit en voortdurend in beweging is. We zijn een jonge en levendige gemeente en een organisatie met korte lijnen en een open sfeer. Iedereen is welkom en ieders talent telt. Je krijgt veel ruimte om mee te denken, initiatief te nemen en jezelf te ontwikkelen. Bovendien werken we flexibel: deels op kantoor, deels thuis, zodat je werk en privé goed kunt combineren. Met ruim 600 collega’s zetten we ons elke dag in voor onze inwoners, ondernemers en de stad. Je krijgt vertrouwen én kansen om echt impact te maken. Want bij ons geldt: Veenendaal werkt voor jou!

Enthousiast?

Enthousiast geworden? Dan maken we graag kennis met je. Solliciteer via het online sollicitatieformulier uiterlijk 7 september. Na de sluitingsdatum ontvang je zo snel mogelijk bericht over het vervolg van de procedure. We kijken ernaar uit om jouw talent te ontdekken. En wie weet werkt Veenendaal straks óók voor jou! Voor nieuwe medewerkers is een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig. Ook kan een referentiecheck onderdeel zijn van de procedure.

Wil je meer weten?

Heb je inhoudelijke vragen over deze functie? Neem dan contact op met Sjoerd Dekkers, Informatiemanager via telefoonnummer (0318) 538 258. Wil je meer weten over de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met onze collega's van afdeling Werving & Selectie, via 0318 538 538.