Over de functie Als Directiesecretaresse binnen Information Library Services (ILS) vervul je een centrale rol binnen de organisatie. Je ondersteunt de divisiedirecteur en zorgt ervoor dat agenda’s, afspraken, vergaderingen en administratieve processen soepel verlopen. Daarbij krijg je te maken met verschillende interne en externe stakeholders en weet jij goed prioriteiten te stellen. Je beheert een complexe agenda, plant en organiseert overleggen, bereidt vergaderstukken voor, maakt notulen en bewaakt gemaakte afspraken en actiepunten. Daarbij ben je niet alleen uitvoerend bezig, maar kijk je vooruit en signaleer je wat nodig is. Samen met twee managementondersteuners vorm je een hecht ondersteuningsteam. Binnen dit team neem jij een coördinerende rol op je en zorg je voor structuur en een goede verdeling van de werkzaamheden. Daarnaast ondersteun je verschillende project- en programmamanagers. Denk hierbij aan het organiseren van overleggen, verslaglegging, het bijhouden van projectadministraties en administratieve processen rondom bijvoorbeeld inkopen, facturen en externe inhuur. Het is een functie waarin je zichtbaar aanwezig bent binnen de organisatie. Je bent een toegankelijk aanspreekpunt, schakelt gemakkelijk met verschillende mensen en weet ook onder druk het overzicht te behouden. Klinkt dit als een functie waarin jouw ervaring goed tot zijn recht komt? Dan komen we graag met je in contact! Wat je gaat doen - Complex agendabeheer en ondersteuning van de divisiedirecteur. - Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen en bewaken van actiepunten. - Coördineren en afstemmen van werkzaamheden binnen het managementondersteuningsteam. - Ondersteunen van project- en programmamanagers bij projectadministratie en overleggen. - Verzorgen en bewaken van administratieve processen rondom onder andere inkoop, facturen en externe inhuur.