Over de functie

In deze rol ben je verantwoordelijk voor het actualiseren, controleren en structureren van de contractadministratie van de afdeling Informatie & Advies (I&A). Je zorgt ervoor dat contractinformatie actueel, volledig en betrouwbaar beschikbaar is, en dat de verantwoordelijkheden voor contracten duidelijk zijn vastgelegd.

Over de BUCH

Werkorganisatie BUCH is in 2017 ontstaan na een fusie van de ambtelijke organisaties van de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Met meer dan 850 medewerkers ondersteunen we vier besturen bij het realiseren van hun ambities, waarbij we ons richten op maatschappelijke vraagstukken zoals wonen, klimaat, zorg en financiële gezondheid.

Aanleiding

Er is behoefte aan een actuele en betrouwbare contractadministratie binnen I&A. De huidige registratie is niet overal volledig of actueel, en het eigenaarschap van contracten is niet altijd duidelijk. Met een groot aantal contracten dat in Q4 2026 afloopt, is het cruciaal dat contracteigenaren beschikken over actuele informatie om tijdig beslissingen te kunnen nemen.

Doel van de opdracht

• Actualiseren en structureren van de contractadministratie van I&A.
• Zorgen voor actuele en betrouwbare contractinformatie.
• Duidelijk maken wie verantwoordelijk is voor de contracten.
• Tijdige besluitvorming over contracten die in Q4 actie vereisen.
• Aansluiting tussen contractuele en financiële informatie.
• Inzichtelijk maken van openstaande werkzaamheden.

Op te leveren resultaten

• Actuele en betrouwbare contractregistratie met gecontroleerde gegevens in TOPdesk.
• Inzicht in contracteigenaarschap en registratie van eigenaars.
• Voorbereiding van besluitvorming voor contracten met relevante data in Q4 2026.
• Controle van financiële verplichtingen en contractbedragen.
• Opschonen van openstaande contractgerelateerde werkzaamheden.
• Overdracht van de gehanteerde werkwijze en aandachtspunten.

Werkzaamheden binnen de opdracht

• Contractgegevens controleren en actualiseren.
• Contracten registreren in TOPdesk.
• Informatie opvragen bij interne betrokkenen en leveranciers.
• Financiële en contractuele gegevens vergelijken.
• Openstaande contractzaken behandelen en rapportages opstellen.

Afbakening

De opdracht richt zich op het op orde brengen en inzichtelijk maken van de bestaande contractadministratie. Het structurele eigenaarschap van contracten en budgetverantwoordelijkheid blijft bij de verantwoordelijke functionarissen.

Harde eisen

• HBO werk- en denkniveau.
• Ervaring met contractmanagement en leveranciersmanagement.
• Kennis van contractuele verplichtingen, looptijden, risico’s, KPI’s en SLA’s.
• Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.
• Beschikbaarheid per 1 oktober 2026.
• Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) kunnen overleggen.

Zachte eisen

• Ervaring met werken bij een vergelijkbare organisatie of gemeente.
• Bekendheid met Topdesk.
• Proactief in persoonlijke gesprekken.

Competenties

Secuur, proactief, analytisch, samenwerken, communicatief sterk.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Snelle verwerking van je sollicitatie binnen 24 uur.
• Geen relatie- of concurrentiebeding.
• Snelle uitbetaling van je factuur binnen 16 dagen.
• Je bepaalt je zzp uurtarief, rekening houdend met de opdrachtgever.

Voordelen voor detacheerders om via All About Work te werken

• Snelle verwerking van je sollicitatie binnen 24 uur.
• Geen relatie- of concurrentiebeding.
• Opbouw pensioen via Stipp vanaf dag 1.
• Keuze voor loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.