Bouw mee aan het secretariaat van de toekomst! Breng rust in de dynamiek en houd koers waar het telt. Met jouw overzicht, gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en daadkracht zorg je voor een secretariaat waarop de organisatie kan vertrouwen. Discreet, integer en altijd een stap vooruit.

De Rol

Als assistent maak je deel uit van het secretariaat bestuur & directie. Je werkt nauw samen met je collega-assistent en bent een belangrijk aanspreekpunt voor de raad van bestuur. Tegelijkertijd werk je voor de directie en andere collega's binnen de organisatie. Ons secretariaat is volop in ontwikkeling. We bewegen van een vooral persoonsgerichte ondersteuning naar een professioneel en procesgericht secretariaat, waarin we samenwerken, kennis delen en werkzaamheden slim organiseren. Jij krijgt de ruimte om daar actief aan bij te dragen. Dat maakt jouw functie afwisselend: de ene keer vraagt een complexe agenda je volledige aandacht, het volgende moment organiseer je een bestuurlijke bijeenkomst, bewaak je de bestuurskalender of denk je mee over hoe AI en Microsoft 365 ons werk gemakkelijker en efficiënter kunnen maken.

Verantwoordelijkheden

• Complex agenda- en afsprakenbeheer voor bestuur en directie.
• Beheren en bewaken van diverse inboxen.
• Voorbereiden, organiseren en ondersteunen van vergaderingen van onder andere de raad van bestuur, raad van toezicht en directie.
• Mede-organiseren van bijeenkomsten, evenementen en representatieve activiteiten.
• Verzorgen en bewaken van vertrouwelijke correspondentie, documentbeheer en bestuurlijke communicatie.
• Opzetten, beheren en bewaken van de gezamenlijke jaarplanning en bestuurskalender.
• Signaleren van acties, deadlines en bestuurlijk relevante onderwerpen.
• Verbeteren en slimmer organiseren van processen binnen het secretariaat.
• Volgen en toepassen van nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld op het gebied van AI en Microsoft 365.

Over ons

De CVO Beleidsstaf ondersteunt de Raad van Bestuur. Ons team bestaat uit zo’n dertien collega’s, met functies als beleidsadviseur, concerncontroller en bestuurssecretariaat. Het team is onderverdeeld in meerdere inhoudelijk gedreven domeinen en staat onder leiding van de Directeur bestuur en beleid. We werken samen in een open, collegiale sfeer, waar veel ruimte is voor ideeën en samenwerking. De beleidsstaf draagt bij aan de gezamenlijke strategie van CVO en werkt aan thema’s zoals onderwijsontwikkeling, inclusief onderwijs, kansengelijkheid en de lerende organisatie.

Wat we bieden

• Een salaris conform CAO VO (schaal 8), afhankelijk van opleiding en ervaring.
• Een fulltime functie van 40 uur per week (vanaf 32 uur per week is bespreekbaar).
• Een eindejaarsuitkering, die ongeveer gelijk is aan een 13de maand en 8% vakantiegeld.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,25 per km (maximaal 35 km enkele reis) of 100% vergoeding van OV kosten.
• Een pensioenregeling via het ABP en mooie secundaire arbeidsvoorwaarden zoals 53 vrije dagen per jaar.
• Een opleidingsbudget en uitgebreide mogelijkheden om je verder te ontwikkelen binnen onze CVO-academie.
• Een gratis Rotterdampas voor kortingen op culturele activiteiten in Rotterdam en omstreken.

Je thuisbasis is ons bestuurskantoor aan het Henegouwerplein 14 in het centrum van Rotterdam. De locatie is goed bereikbaar met het openbaar vervoer, de fiets en de auto.

Om bij CVO te werken is een geldige VOG nodig. Het aanvragen van deze VOG is onderdeel van onze procedure.

Jouw expertise

Je krijgt energie van organiseren, samenwerken en verbeteren. Je bent servicegericht, maar durft ook initiatief te nemen. Je begrijpt dat goede ondersteuning soms betekent dat je vooruitloopt op een vraag die nog niet is gesteld.

Je:

• Houdt overzicht, ook als de druk hoog is en prioriteiten veranderen.
• Denkt vooruit en ziet wat nodig is voordat iemand erom vraagt.
• Hebt gevoel voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen.
• Gaat vanzelfsprekend zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Communiceert gemakkelijk en professioneel met mensen op verschillende niveaus.
• Werkt graag samen en deelt informatie en kennis met collega's.
• Neemt initiatief en voelt je verantwoordelijk voor het resultaat.
• Denkt in oplossingen en mogelijkheden.
• Vindt het leuk om processen slimmer en efficiënter te organiseren.
• Bent nieuwsgierig naar de mogelijkheden van AI en andere digitale toepassingen voor het secretariaat.

Wat neem je mee?

• HBO werk- en denkniveau.
• Ruime ervaring als assistent binnen een complexe organisatie.
• Ervaring met bestuurlijke processen en complex agendabeheer.
• Uitstekende digitale vaardigheden (Microsoft 365).
• Gevoel voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen.
• Affiniteit met communicatie en het organiseren van bijeenkomsten en evenementen.

Ervaring binnen het onderwijs is mooi meegenomen, maar zeker geen vereiste. Belangrijker vinden we dat je je snel thuis voelt in een complexe, maatschappelijke organisatie.

CVO: onderwijs voor het leven

We heten je graag welkom bij CVO! Bij ons staan ontmoeting en inclusiviteit centraal. We vinden het belangrijk dat iedereen zich thuis en gerespecteerd voelt. Sluit je aan bij CVO en laten we samen het onderwijs van de toekomst vormgeven!

Solliciteren

Herken jij jezelf hierin en wil jij ook bijdragen aan ‘Onderwijs voor het Leven’? Solliciteer dan via de 'solliciteer direct' - button. Dat kan tot en met woensdag 9 september. Wil je eerst meer weten? Neem dan contact op met Marianne Petersen, bestuursassistent, via bestuur@cvo.nl of mobiel 06 15423665. De eerste gespreksronde zal plaatsvinden op maandagmiddag 14 september. De tweede ronde zal plaatsvinden op woensdagmiddag 16 september. We zijn voor deze vacature op zoek naar iemand in loondienst, invulling op zzp-basis is voor deze functie niet mogelijk. We werven onze collega's graag zelf, daarom stellen we acquisitie niet op prijs.