Het Company Secretary Office (CSO) vervult een adviserende, ondersteunende en faciliterende rol voor de hoogste bestuursorganen binnen Eneco: de Raad van Bestuur, de Raad van Commissarissen en haar commissies, evenals de Algemene Vergadering van Aandeelhouders. Je initieert, coördineert en bewaakt besluitvormingsprocessen en zorgt ervoor dat agenda’s en onderwerpen tijdig en zorgvuldig worden gepland en beheerd. Daarnaast draag je bij aan de verdere optimalisatie van governanceprocessen door deze te vereenvoudigen en verder te digitaliseren, in nauwe samenwerking met andere besluitvormende organen. Naast deze coördinerende taken heb je een belangrijke adviserende rol. Je stelt bestuursdocumenten op, beoordeelt voorstellen en adviseert over besluitvorming. Daarnaast verricht je (juridisch) onderzoek en ziet toe op naleving van wettelijke en interne governancevoorschriften. Kortom: een veelzijdige functie waarin je besluitvorming op bestuursniveau van dichtbij meemaakt en tegelijkertijd je kennis en vaardigheden op het gebied van governance en organisatieontwikkeling verder kunt uitbouwen.

Verantwoordelijkheden

• Initiëren, uitvoeren en coördineren van besluitvormingsprocessen en bijdragen aan de verdere ontwikkeling van de governance aanpak.
• Opstellen van conceptagenda’s voor vergaderingen van de Raad van Bestuur en Raad van Commissarissen, inclusief voorbereidende communicatie richting bestuursleden en hun teams.
• Coördineren van het schriftelijke updateproces door bedrijfsupdates van bestuurders te verzamelen en te consolideren voorafgaand aan vergaderingen.
• Ondersteunen bij de voorbereiding van vergaderingen van de Raad van Bestuur, Raad van Commissarissen, commissievergaderingen en de Algemene Vergadering van Aandeelhouders.

Governance-documentatie en procesmanagement

• Bijdragen aan het ontwikkelen, actualiseren en beheren van governance-documenten, waaronder procedures, reglementen en workflows.
• Beheren van het governance-documentatiekader door actualisatiebehoeften te signaleren, wijzigingen te initiëren en tijdige goedkeuring van documenten te waarborgen.
• Toezien op de volledigheid en actualiteit van alle governance aspecten, waaronder het bedrijfsarchief en vergaderschema’s.
• Verantwoordelijk zijn voor het In Control-proces van de afdeling en ervoor zorgen dat alle documentatie voldoet aan wettelijke en interne vereisten.
• Onderhouden en continu verbeteren van het CSO-handboek, waarin alle werkprocessen van het Company Secretary Office zijn vastgelegd.

Onboarding en bestuurswisselingen

• Organiseren en coördineren van onboarding-programma’s voor nieuwe leden van de Raad van Bestuur en Raad van Commissarissen.
• Begeleiden van administratieve en procedurele processen rondom benoemingen en uitdiensttredingen van bestuurs- en commissarisleden.

Planning en logistiek

• Verantwoordelijk zijn voor het jaarlijkse governance-kalenderproces, inclusief afstemming met alle betrokken stakeholders.
• Voorbereiden en coördineren van meerdaagse externe bijeenkomsten van de Raad van Commissarissen.

Tools en systemen

• Beheren van iBabs (board portal), inclusief het actueel houden van systemen en governance-documentatie en fungeren als eerste aanspreekpunt voor functionele vraagstukken.
• Beheren van het MS Smartlist Agenda-proces, waaronder het actueel houden van bevoegdheden en tekeningsbevoegdheden.
• Documenteren en continu optimaliseren van werkprocessen binnen het Company Secretary Office.

Communicatie en stakeholdermanagement

• Beantwoorden, afhandelen en adviseren over vragen en verzoeken van interne en externe stakeholders.
• Beheren en actualiseren van het governance-gedeelte van de corporate website van Eneco, inclusief het overzicht van nevenfuncties van bestuurs- en commissarisleden.
• Opbouwen en onderhouden van sterke relaties binnen alle niveaus van de organisatie, waaronder met aandeelhouders, de Raad van Commissarissen en de Raad van Bestuur.
• Intensief samenwerken met de personal en executive assistants van bestuurs- en commissarisleden om een soepele dagelijkse samenwerking, informatie-uitwisseling en afstemming te waarborgen.

Gaat dit over jou? Je past je snel aan nieuwe omgevingen en veranderende situaties aan. Je bent proactief en combineert focus, daadkracht en resultaatgerichtheid om succesvol te opereren binnen een dynamische organisatie. Integriteit en discretie zijn voor jou vanzelfsprekend. Je werkt gestructureerd, bent organisatorisch sterk en weet dankzij je organisatiesensitiviteit goed om te gaan met bestuurlijke en politieke verhoudingen. Samenwerken zit in je natuur. Je beweegt je gemakkelijk op alle niveaus binnen de organisatie en schakelt moeiteloos tussen verschillende lagen, zonder jezelf boven anderen te plaatsen. Je bent van nature sociaal en investeert actief in relaties en informele contacten op alle niveaus van de organisatie, omdat je begrijpt hoe belangrijk deze zijn om effectief te kunnen functioneren. Bovenal haal je voldoening uit een ondersteunende rol. Je begrijpt dat het faciliteren van anderen zodat zij optimaal kunnen presteren, en het waarborgen van zorgvuldig ingerichte governanceprocessen achter de schermen, geen bijzaak is maar juist de kern van deze functie. Je voelt je thuis in een positie waarin jouw bijdrage essentieel is voor het succes van de organisatie, ook wanneer deze niet altijd zichtbaar is op de voorgrond.

Daarnaast beschik je over:

• Een afgeronde bachelor- of masteropleiding (HBO of WO Rechten), bij voorkeur met een focus op juridisch advies, governance of bestuursrecht;
• Sterke analytische vaardigheden en het vermogen om te schakelen tussen inhoudelijke governancevraagstukken en operationele processen;
• Een nauwkeurige werkwijze en affiniteit met governance- en besluitvormingsprocessen;
• Uitstekende beheersing van de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk; dit is een harde functie-eis;
• Affiniteit met systemen en digitale tools, zoals iBabs en SharePoint, en de bereidheid om werkprocessen continu te verbeteren;
• Het vermogen om onder druk effectief te blijven presteren, gecombineerd met een flexibele en oplossingsgerichte instelling.