Je functie

Je ondersteunt collega's op het Aurora Central kantoor met administratieve taken, deels door hen te helpen bij het beheren van hun administratieve taken en deels door deze taken zelf uit te voeren wanneer dat praktischer of efficiënter is.

Verantwoordelijkheden

• Informatiebeheer: beheren van het digitale mappen systeem, e-mailcontacten, helpen bij het opmaken van documenten, online enquêtes uitvoeren, correspondentie afhandelen.
• Organisatie: (helpen) organiseren van evenementen in Amsterdam en elders, beheren van kantoorbenodigdheden, reisarrangementen maken.
• Dagelijkse kantooroperaties beheren en zorgen voor een soepel administratief proces.
• Vergaderingen, agenda's, notulen en opvolgacties coördineren voor senior management en bestuursorganen.
• Fungeren als contactpersoon voor externe belanghebbenden, waaronder banken, kamers van koophandel en partnerorganisaties.
• Ondersteunen van digitalisering en optimalisatie van kantoor systemen en processen, bijvoorbeeld digitale archivering.

Vereisten

• Administratieve en praktische vaardigheden en ervaring met digitale documenten > 5 jaar.
• Bekendheid met bankprocedures en eisen van de kamer van koophandel.
• Inzicht in hoe universiteiten functioneren qua beleid, strategieën en praktijk, en het besef dat universiteiten in verschillende landen anders werken.
• Vloeiend in het Engels en Nederlands (minimaal C1 van het CEFR).
• Flexibel en in staat om een klein internationaal kantoorteam te ondersteunen binnen een diverse internationale academische gemeenschap. Je begrijpt de bredere strategische doelen en beleidscontext achter je werk en kunt effectieve ondersteuning bieden aan universiteiten in Europa en daarbuiten.

Wat Wij Bieden

• Een uitdagende functie in een sociaal betrokken organisatie. Bij VU Amsterdam draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld.
• Een salaris van minimaal € 3.057,00 (Schaal 7) en maximaal € 3.985,00 (Schaal 7) bruto per maand, op fulltime basis. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Management-/Office assistent 2. Het exacte salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Een functie voor minimaal 0,8 FTE. Je arbeidsovereenkomst duurt aanvankelijk 18 maanden, met de mogelijkheid tot verlenging.
• Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder:
  • Een fulltime werkweek van 38 uur met recht op 232 uur vakantie per jaar. Bij een werkweek van 40 uur heb je jaarlijks 96 extra vakantiedagen. Voor parttimers wordt dit pro rata berekend.
  • 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsbonus.
  • Een solide pensioenregeling (ABP).
  • Een breed scala aan sportfaciliteiten die medewerkers tegen een bescheiden vergoeding kunnen gebruiken.
  • Bijdrage aan woon-werkverkeer.

Over Ons

Aurora Aurora is een netwerk van onderzoekintensieve universiteiten in Europa dat zich inzet voor het combineren van academische excellentie met maatschappelijke relevantie. Aurora fungeert als een platform met hoge vertrouwenswaarden waarin universiteitsleiders, academici, studenten en administrateurs van elkaar leren hoe ze hun universiteiten succesvoller kunnen maken in het bereiken van hun gezamenlijke missie.

Het werd opgericht in 2016 als een vereniging onder Nederlands recht door de Vrije Universiteit Amsterdam en de University of East Anglia.

Aurora maakt deel uit van het Europese Universiteiten-initiatief gefinancierd door de Europese Commissie onder het Erasmus+ programma.

Afdeling Universiteitsrelaties & Fondsenwerving Het versterken en uitbreiden van de banden van de VU Amsterdam gemeenschap – dat is het doel van de Afdeling Universiteitsrelaties & Fondsenwerving (DURF) aan de Vrije Universiteit Amsterdam. Wij zijn de belangrijkste locatie voor externe relaties, externe partnerschappen en filantropische fondsenwerving. Vier afdelingen maken de dienst uit: Sociale Betrokkenheid, Fondsenwerving, VU Vereniging en Relatiebeheer. We onderhouden relaties met donoren, belanghebbenden en VU Amsterdam alumni, en coördineren alle activiteiten van de VU Vereniging. We organiseren universiteitsbrede evenementen en werven fondsen voor onderwijs en onderzoek.

Verbinden is het sleutelwoord voor al ons werk: we verbinden de leden van onze VU-gemeenschap, op de campus en daarbuiten. Samen bouwen we aan een VU-gemeenschap die veel breder is dan huidige studenten en personeel: een wereldwijd netwerk van mensen en organisaties die zich met elkaar verbonden voelen, met gedeelde waarden en een gedeelde passie voor de ambities van VU Amsterdam.

Geïnteresseerd? Ben je geïnteresseerd in deze functie en geloof je dat jouw ervaring zal bijdragen aan de excellentie van onze diensten? In dat geval moedigen we je aan om je sollicitatie in te dienen, ook als je niet aan alle eisen voldoet.

Het indienen van een diploma en een referentiecheck maken deel uit van het sollicitatieproces.

Sollicitaties die per e-mail worden ontvangen, worden niet in overweging genomen.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.